자동화하면서 가장 먼저 없앤 작업 5가지

예전에는 정말 열심히 일했다.

하루 대부분을 작업에 썼고, 쉬는 시간도 줄여가면서 계속 움직였다.
글 쓰고, 수정하고, 자료 찾고, 고객 답장 보내고… 정신없이 하루를 보내는 날이 많았다.

그런데 이상하게도 여유는 생기지 않았다.

분명 하루 종일 바빴는데 막상 끝나고 나면 이런 생각이 들 때가 많았다.

“오늘 뭐 하긴 한 것 같은데, 왜 이렇게 남은 일이 많지?”

특히 ChatGPT를 쓰기 시작한 이후에는 상황이 조금 달라질 줄 알았다.

글 쓰는 속도도 빨라졌고, 정리도 훨씬 빨라졌고, 아이디어 만드는 시간도 줄어들었다.

그런데도 하루는 여전히 정신없었다.

한동안 이유를 몰랐는데, 나중에 보니 원인은 꽤 단순했다.

일을 더 빠르게 처리하고 있었을 뿐, 굳이 하지 않아도 되는 일들을 계속 붙잡고 있었던 거다.

그때 처음 이런 생각이 들었다.

“시간이 부족한 이유가 일이 많아서가 아니라, 불필요한 작업을 계속 반복하고 있어서 아닐까?”

그 이후부터는 방향이 완전히 달라졌다.

더 많이 하는 방법보다, 덜 해도 되는 일을 먼저 찾기 시작했다.

그리고 자동화를 정리하면서 가장 먼저 줄인 작업들이 있었다.

처음에는 별거 아닌 변화처럼 느껴졌는데, 돌아보면 실제 업무 흐름을 가장 크게 바꾼 것도 결국 이런 작은 반복 작업들이었다.

오늘은 그중에서도 특히 체감이 컸던 작업 5가지를 정리해보려고 한다.

자동화하면서 가장 먼저 없앤 작업 5가지

 

자동화하면서 가장 먼저 줄인 작업 5가지

1. 매번 처음부터 글 구조 고민하는 일

예전에는 글 하나 쓸 때마다 항상 처음부터 흐름을 고민했다.

어떻게 시작해야 할지,
어떤 순서로 풀어야 할지,
중간 흐름은 어디서 바꿔야 자연스러운지…

막상 글 쓰는 시간보다 구조 잡는 데 더 오래 걸리는 날도 많았다.

 

특히 정보성 글이나 블로그 글은 시작 자체가 어렵게 느껴질 때가 많았다.

괜히 더 자연스럽게 쓰고 싶었고, 더 깔끔하게 정리하고 싶었고, 더 완성도 있어 보이게 만들고 싶었다.

그런데 이런 고민이 생각보다 에너지를 정말 많이 잡아먹고 있었다.

 

그래서 어느 순간부터는 이 고민 자체를 줄여보기 시작했다.

방법은 단순했다.

자주 쓰는 글 구조를 미리 정리해둔 거다.

 

예를 들면,

• 도입
• 문제 상황
• 원인
• 해결 과정
• 변화
• 정리

혹은

• 경험
• 깨달음
• 적용 방법
• 결과

이런 식으로 흐름 자체를 템플릿처럼 만들어두었다.

이후부터는 글을 쓸 때마다 구조를 새로 고민하지 않게 됐다.

주제만 정하면 바로 흐름에 맞춰 작성할 수 있었다.

 

개인적으로 가장 좋았던 건 시작 부담이 크게 줄어든 부분이었다.

예전에는 첫 문장 시작하기까지 시간이 오래 걸렸는데, 지금은 일단 쓰기 시작하는 게 훨씬 수월해졌다.

돌이켜보면 자동화는 꼭 거창한 시스템을 만드는 것만 의미하지 않는 것 같다.

이런 식으로 반복되는 고민을 줄이는 것도 꽤나 큰 변화였다.

 

2. 같은 설명을 계속 새로 작성하는 일

생각보다 시간을 많이 쓰고 있었던 작업 중 하나가 바로 반복 설명이었다.

예전에는 비슷한 내용을 매번 새로 쓰고 있었다.

예를 들면,

• 작업 진행 방식 설명
• 수정 가능 여부 안내
• 일정 안내
• 문의 답변
• 작업 범위 설명

표현은 조금씩 달랐지만 결국 핵심은 거의 비슷했다.

그런데도 매번 새로 문장을 만들고 있었다.

처음에는 당연한 일이라고 생각했다.

 

하지만 어느 순간 깨달았다.

“나는 설명을 하고 있는 게 아니라 같은 문장을 계속 반복 생산하고 있었구나.”

그 이후부터는 자주 쓰는 내용을 하나씩 템플릿으로 정리하기 시작했다.

• 작업 안내 템플릿
• 수정 요청 대응 템플릿
• 일정 안내 문구
• 전달 메시지
• 문의 답변 기본 틀

지금은 기본 문구를 불러온 뒤 필요한 부분만 조금 수정해서 사용한다.

시간도 줄었지만, 더 크게 느껴졌던 건 판단 피로가 줄어든 점이었다.

예전에는 짧은 답변 하나 보내는 데도 표현을 계속 고민했다.

지금은 그런 에너지를 훨씬 중요한 작업에 사용할 수 있게 됐다.

그리고 의외로 실수도 많이 줄었다.

반복 작업은 사람이 즉흥적으로 처리하는 것보다, 정리된 시스템 안에서 움직이는 쪽이 훨씬 안정적이라는 걸 이때 처음 체감했다.

 

3. 자료를 끝없이 찾는 습관

예전에는 자료 조사에 시간을 정말 많이 썼다.

검색하다가 다른 글 열어보고, 비교하다가 또 다른 자료를 찾고…
그러다 보면 어느새 시간만 지나가 있었다.

특히 “조금만 더 찾아보면 더 좋은 정보가 나올 것 같은데?”라는 생각이 들기 시작하면 끝이 없었다.

처음에는 참고만 하려고 했는데, 어느 순간 자료 조사 자체가 메인이 되어버리는 날도 있었다.

그런데 시간이 지나면서 한 가지를 깨달았다.

완벽한 자료를 찾으려고 할수록 작업 시작은 점점 늦어진다는 걸.

그래서 자료 조사 방식 자체를 바꾸기 시작했다.

예전에는:
“최대한 많이 확인하자”

였다면,

지금은:
“지금 필요한 정보만 확인하자”

에 더 가깝다.

요즘은 보통 이런 흐름으로 움직인다.

핵심 키워드 확인 → 필요한 정보만 체크 → AI로 요약 → 바로 작업 시작

긴 글이나 자료도 대부분 먼저 요약부터 요청한다.

예를 들면:

• “핵심만 간단히 정리해줘.”
• “중요한 내용만 요약해줘.”
• “반복되는 내용 빼고 알려줘.”

이런 식이다.

이렇게 바꾸고 나니까 자료 조사에 끌려다니는 시간이 확실히 줄었다.

무엇보다 준비만 오래 하다가 정작 실행은 못 하는 일이 많이 줄어들었다.

 

4. 완벽하게 만들려고 시간을 쓰는 일

이건 가장 늦게 없앤 작업이지만
효과는 가장 컸다.

예전에는 결과물을 항상 완벽하게 만들려고 했다.

문장을 계속 수정하고, 표현을 계속 바꾸고, 더 좋은 단어를 찾고, 조금 더 자연스러운 흐름을 만들려고 했다.

문제는 완벽함에는 끝이 없다는 것이었다.

수정하면 또 수정할 부분이 보였고, 계속 손대게 되었다.

그러다 보니 작업 하나에 사용하는 시간이 점점 길어졌다.

하지만 어느 순간 깨달았다.

대부분의 작업은
완벽함보다 “완료”가 더 중요하다는 것을.

그래서 기준을 바꿨다.

 

예전 기준이 완벽할 때까지 수정이었다면,

지금 기준은 훨씬 단순해졌다.

• 오타 없음
• 흐름 자연스러움
• 내용 전달 가능

이 세 가지만 충족하면 일단 완료한다.

 

물론 지금도 더 잘 만들고 싶은 마음은 있다.

하지만 예전처럼 끝없이 수정하지는 않는다.

이 기준 하나만 바꿨는데도 작업 속도가 정말 많이 달라졌다.

무엇보다 “끝내는 능력”이 생겼다는 것!

 

자동화를 하면서 느낀 점 중 하나는
완벽주의 역시 반복 작업을 늘리는 원인이 될 수 있다는 것이다.

 

5. 모든 일을 직접 처리하려고 했던 습관

이건 가장 큰 변화라고 할 수 있다.

예전에는 가능한 모든 일을 직접 처리하려고 했다.

내가 해야 가장 잘 나온다고 생각했기 때문이다.

어느 정도는 맞는 말이었다.

실제로 직접 하면 더 세세하게 볼 수 있었고 결과물도 마음에 들 때가 많았다.

그런데 문제는 모든 일을 직접 처리하기 시작하면 정작 중요한 판단에 쓸 시간이 사라진다는 점이었다.

그래서 이후부터는 작업을 조금씩 분리하기 시작했다.

 

반복적이거나 보조적인 작업은 AI에게 맡기고, 나는 중요한 방향이나 판단에 집중하는 방식으로 바꿨다.

• 초안 작성
• 제목 아이디어 생성
• 문장 수정
• 요약 정리
• 흐름 정리
• 구조 추천

이런 작업들을 맡기기 시작했다.

처음에는 약간 어색했다.

괜히 내가 직접 해야 할 것 같은 느낌도 있었다.

그런데 시간이 지나면서 생각이 완전히 달라졌다.

중요한 건 모든 일을 직접 처리하는 게 아니라, 내가 꼭 해야 하는 판단에 집중하는 거라는 걸 점점 체감하게 됐다.

 

이후부터 작업 속도도 훨씬 안정적으로 빨라졌다.

그리고 남는 시간으로 더 중요한 일들을 할 수 있게 됐다.

새로운 기획을 하거나, 장기적인 방향을 고민하거나, 콘텐츠 품질 자체를 개선하는 일들 말이다.

결국 자동화의 핵심은 사람과 시스템이 각각 어떤 일을 맡아야 하는지 구분하는 데 있다는 생각이 들었다.

 

이 작업들을 줄이고 나서 가장 크게 달라진 점

이 다섯 가지를 정리하고 나서 가장 크게 달라진 건 단순히 시간이 아니었다.

오히려 일하는 방식 자체가 훨씬 단순해졌다.

예전에는 
고민 → 결정 → 수정 → 다시 고민

이 흐름이 계속 반복됐다면,

지금은 
루틴 실행 → 필요한 부분만 판단 → 완료

정도로 끝나는 경우가 많다.

 

그래서 머리가 훨씬 덜 피곤해졌다.

그리고 하루에도 조금씩 여유가 생기기 시작했다.

예전에는 하루가 항상 꽉 차 있었는데, 지금은 같은 일을 하면서도 에너지가 남는다.

 

그 시간으로 새로운 시도를 하거나, 더 중요한 작업에 집중하거나, 그냥 쉬는 시간을 만들 수도 있게 됐다.

특히 혼자 여러 가지 일을 처리하는 사람이라면 이 차이가 꽤 크게 느껴질 거라고 생각한다.

또 하나 달라진 건 작업 흐름 자체가 안정적으로 바뀌었다는 점이다.

 

예전에는 어떤 날은 너무 바빴고, 어떤 날은 흐름이 계속 끊겼다.

지금은 반복 작업이 많이 정리돼 있어서 전체 업무 리듬이 훨씬 안정적으로 유지된다.

 

자동화의 시작은 새로운 기술보다 ‘불필요한 작업 줄이기’였다

많은 사람들이 자동화를 이야기하면 새로운 툴이나 복잡한 시스템부터 떠올린다.

물론 그것도 중요하다.

그런데 실제로 먼저 해야 했던 건 따로 있었다.

바로 하지 않아도 되는 일을 줄이는 것.

 

돌이켜보면 자동화는 새로운 작업을 추가하는 과정이 아니라, 불필요한 반복을 하나씩 덜어내는 과정에 더 가까웠다.

정리하면 내가 가장 먼저 줄인 작업은 이 다섯 가지였다.

• 매번 새로 구조 고민하기
• 같은 설명 반복하기
• 자료 끝없이 찾기
• 완벽하게 만들려고 붙잡고 있기
• 모든 일을 직접 처리하려고 하기

이 다섯 가지만 줄였는데도 작업 흐름이 훨씬 단순해졌다.

시간이 생겼고, 생각할 여유도 생겼다.

 

그리고 지금도 새로운 자동화를 만들기 전에 가장 먼저 스스로에게 묻는다.

“이 작업, 정말 계속 직접 해야 하는 걸까?”