내가 자동화를 할 때 항상 먼저 하는 질문 5가지

처음 자동화를 시작했을 때는 늘 만드는 방법부터 생각했다.

어떤 도구를 써야 할지, 어떤 기능을 넣어야 할지, 조금이라도 더 효율적으로 만들 수 있는 방법은 없는지.
유튜브 영상도 찾아보고, 다른 사람들이 만든 자동화 사례도 계속 저장해뒀다.

당시에는 그게 당연한 순서라고 생각했다.

그런데 이상하게도 그렇게 공들여 시작한 자동화는 끝까지 완성되지 않는 경우가 많았다.
겨우 만들어도 며칠 지나면 손이 안 갔고, 어느 순간 잊혀졌다.

반대로 큰 기대 없이 만든 단순한 자동화들은 오래 남았다.

아침마다 열던 링크를 한 번에 실행하게 만든다거나, 반복해서 보내던 문장을 미리 저장해두는 정도의 아주 작은 것들.
기술적으로 대단한 건 아니었는데 이상하게 계속 쓰게 됐다.

 

한동안은 이유를 잘 몰랐다.
처음엔 내가 기술이 부족해서 그런 줄 알았다.
나중에는 시간이 없어서 유지하지 못한다고 생각하기도 했다.

그런데 어느 날 예전에 만들었던 자동화 폴더를 정리하다가 문득 이상한 느낌이 들었다.

복잡하게 만든 것들은 설명부터 길었다.
반면 오래 쓰는 자동화는 대부분 설명이 짧았다.

“파일 들어오면 자동 정리.”
“메일 오면 저장.”
딱 이 정도였다.

그 뒤부터는 자동화를 시작할 때 바로 구현부터 하지 않게 됐다.
대신 잠깐 멈춰서 먼저 생각해보는 시간이 생겼다.

 

지금은 새로운 자동화를 떠올리면 자연스럽게 몇 가지 기준부터 머릿속에 지나간다.
예전처럼 “이걸 어떻게 만들지?”보다 “굳이 만들어야 하는 일인가?”를 먼저 보게 된다.

신기했던 건 그 습관 하나만 생겨도 쓸모없는 자동화를 만드는 일이 꽤 줄어든다는 점이었다.

내가 자동화를 할 때 항상 먼저 하는 질문 5가지

1. 이 작업은 진짜 자주 반복되는 일인가

예전에는 조금만 귀찮아도 자동화부터 만들려고 했다.

특히 어떤 작업이 유난히 짜증 나는 날이면 더 그랬다.
괜히 “이건 꼭 자동화해야겠다”는 생각이 들었다.

그런데 막상 지나고 보면 일주일에 한두 번 할까 말까 한 작업인 경우도 많았다.

 

예전에 파일 정리 작업 하나가 너무 귀찮아서 자동화를 만든 적이 있었다.
중간에 오류도 몇 번 수정하고, 조건도 계속 바꾸고, 꽤 시간을 들였다.

그런데 한 달 뒤 돌아보니 그 작업 자체를 거의 안 하고 있었다.

괜히 자동화 만드는 데 더 많은 시간을 쓴 셈이었다.

 

그 이후부터는 작업 빈도를 먼저 보기 시작했다.

하루에도 몇 번씩 반복되는 일인지, 작업 흐름을 계속 끊는 일인지.
특히 짧아 보여도 자주 반복되는 작업은 체감 피로가 꽤 컸다.

 

같은 문장을 계속 복사해서 보내거나, 파일 이름을 반복해서 수정하는 일들 말이다.
하나씩 보면 별거 아닌데 하루에 열 번 넘게 반복되면 집중력이 계속 끊겼다.

반대로 가끔 하는 일은 생각보다 그냥 직접 처리하는 편이 더 편한 경우도 많았다.

지금은 자동화를 떠올리면 먼저 “이게 정말 반복되는 일인가”부터 자연스럽게 보게 된다.

 

2. 규칙이 애매하면 자동화도 오래 못 간다

자동화를 몇 번 만들다 보면 어떤 건 유난히 잘 굴러가고, 어떤 건 계속 수정하게 되는 경우가 생긴다.

예전에는 그 차이가 기술 문제인 줄 알았다.
그런데 계속 만들다 보니 이유는 의외로 단순했다.

애매한 작업은 자동화도 애매해진다.

예를 들어 파일 이름 정리처럼 기준이 명확한 작업은 비교적 안정적으로 돌아간다.
조건이 단순하기 때문이다.

 

반면 “중요한 내용만 정리하기” 같은 작업은 생각보다 기준이 계속 바뀐다.

어제는 괜찮았던 방식이 오늘은 어색하게 느껴지고, 상황에 따라 판단도 달라진다.

예전에 메일 내용을 자동으로 분류하는 흐름을 만든 적이 있었는데, 처음 며칠은 꽤 잘 돌아갔다.
그런데 애매한 메일이 하나씩 생기기 시작하면서 기준이 계속 꼬였다.

 

결국 조건이 끝없이 늘어났다.

나중에는 내가 봐도 왜 그렇게 설정했는지 기억이 안 날 정도였다.

그 이후부터는 설명이 길어지는 자동화는 잠깐 멈춰서 다시 보게 됐다.

직접 써보니 오래 가는 자동화는 대부분 규칙이 단순했다.
누가 봐도 흐름이 바로 이해되는 것들.

오히려 너무 많은 예외를 처리하려고 하면 유지가 더 어려워졌다.

 

3. 오래 쓸 수 없는 자동화는 생각보다 빨리 잊힌다

예전에는 “일단 돌아가게 만드는 것” 자체에 꽤 만족감을 느꼈다.

여러 서비스를 연결하고, 조건도 많이 넣고, 자동으로 흐름이 이어지는 걸 보면 괜히 뿌듯했다.

문제는 그다음이었다.

몇 달 지나고 다시 수정하려고 보면 어디서부터 손대야 하는지 기억이 안 났다.
특히 외부 서비스 하나라도 바뀌면 흐름 전체가 멈추는 경우가 꽤 많았다.

 

한 번은 아침에 자동 저장되던 파일이 갑자기 안 들어온 적이 있었다.
한참 뒤에야 연동 오류가 난 걸 발견했는데, 설정이 여기저기 흩어져 있어서 원인 찾는 데만 꽤 오래 걸렸다.

그날 이후로 자동화를 보는 기준이 많이 달라졌다.

 

지금은 복잡하게 연결된 구조보다 나중에 봐도 바로 이해되는 흐름을 더 선호하게 됐다.

설정이 조금 단순하더라도 유지하기 쉬운 쪽이 결국 오래 남았다.

실제로 지금까지 가장 오래 쓰고 있는 자동화들도 대부분 단순하다.

매일 반복되는 작업 하나 줄여주는 정도.
그런데 이상하게 그런 것들이 가장 꾸준히 살아남았다.

 

4. 직접 안 해도 되는 일은 생각보다 많았다

예전에는 웬만한 건 다 직접 처리하려고 했다.

내가 해야 가장 정확하다고 생각했고, 그래야 덜 불안했다.

그런데 반복 작업이 많아질수록 이상하게 중요한 일에 집중하는 시간이 계속 줄어들었다.

 

파일 정리하다 흐름 끊기고, 전달 메시지 쓰다가 다시 집중력 잃고, 메일 확인하다 하던 작업 잊어버리고.

하루가 계속 잘게 끊기는 느낌이었다.

특히 혼자 일할 때는 이런 작은 작업들이 생각보다 피로감을 크게 만든다.

 

그래서 어느 순간부터는 “이걸 꼭 내가 붙잡고 있어야 하나?”를 자주 떠올리게 됐다.

단순 분류나 반복 전달 같은 건 자동으로 돌려놓는 편이 훨씬 편했다.

신기했던 건 시간보다 집중력이 먼저 달라졌다는 점이었다.

 

예전에는 사소한 작업 때문에 흐름이 자주 끊겼는데, 자동화를 조금씩 붙이기 시작하면서 한 가지 작업에 오래 집중할 수 있는 시간이 늘어났다.

이 변화는 생각보다 꽤 크게 다가온다.

5. 결국 오래 쓰는 자동화는 삶을 편하게 만드는 것들이었다

예전에는 복잡한 자동화를 만들면 괜히 더 생산적으로 일하는 기분이 들었다.

서비스 여러 개 연결하고, 조건 세분화하고, 자동 흐름 만드는 과정 자체가 재미있기도 했다.

 

그런데 시간이 지나면서 조금씩 기준이 바뀌었다.

복잡한 자동화가 꼭 삶을 편하게 만들어주진 않는다는 걸 느끼게 됐다.

오히려 관리 포인트만 늘어나는 경우도 많았다.

반대로 지금까지 가장 오래 쓰는 자동화는 정말 단순하다.

아침마다 확인하는 링크 자동으로 열기, 반복 문장 바로 불러오기, 첨부파일 자동 저장하기 같은 것들.

 

엄청 대단한 기술은 아니지만 실제 생활에서는 체감 차이가 컸다.

특히 바쁜 날일수록 이런 작은 자동화들이 더 크게 느껴졌다.

머릿속에 기억해야 할 게 줄어들고, 사소한 반복이 줄어드니까 생각보다 훨씬 덜 피곤했다.

그래서 요즘은 자동화를 만들 때 “이게 멋진가”보다 “실제로 나를 편하게 만드는가”를 더 중요하게 보게 된다.

 

예전에는 자동화를 시작하면 자연스럽게 도구부터 찾았다.

어떤 앱이 좋은지, 어떤 기능이 최신인지, 뭘 연결하면 더 효율적인지.

지금은 조금 다르게 생각한다.

도구보다 먼저 필요한 건 작업을 바라보는 기준에 더 가까웠다.

이게 정말 반복되는 일인지, 계속 유지할 수 있는 구조인지, 굳이 사람 손으로 붙잡고 있어야 하는 일인지.

이런 걸 먼저 정리하고 나면 자동화 방향도 훨씬 단순해진다.

그리고 이상하게 그런 자동화들이 가장 오래 살아 남더라.